DWA installatie- en energieadvies
DWA is een bureau voor installatie- en energieadvies met focus op duurzaamheid. Het bureau heeft vier kantoren verspreid over Nederland. Kantoor ‘De Thermo-Staete’ in Bodegraven is door DWA en zusteronderneming Edifico ontworpen en is extreem energiezuinig. Er zijn veel innovaties toegepast op het gebied van mens- en milieuvriendelijk bouwen. De samenwerking tussen de locaties Bodegraven, Ede, Rijssen en Amsterdam is intensief. Per project wordt ‘over de locaties heen’ het beste team samengesteld. Bij DWA werken in totaal 115 mensen die gebruikmaken van de nieuwe IT-omgeving.
Uitdaging
DWA werkte met het e-mail programma GroupWise. Aangezien de medewerkers verspreid zijn over vier kantoren en er per project gekeken wordt naar expertise en niet naar locatie – waardoor teams zijn samengesteld uit mensen van verschillende kantoren – is e-mail een kritieke factor voor de bedrijfsvoering. Ook de opslag en het delen van documenten binnen teams en vestigingen is erg belangrijk. DWA was bezig met de implementatie van een Document Management Systeem (DMS) waarop GroupWise geen standaard aansluiting bleek te hebben. Daarom wilde DWA een oplossing voor probleemloos e-mailverkeer die overzichtelijk en eenvoudig van het DMS en de mogelijkheden tot archiveren gebruik zou kunnen maken.
Oplossing
DWA besloot Microsoft Exchange 2010 te implementeren. Het bedrijf krijgt op deze manier immers de beschikking over een e-mailsysteem met aansluiting op de DMS-software en de geïntegreerde archiveringsmethoden. Netflex is één van de weinige partijen in Nederland die over de specifieke expertise beschikt die voor dit soort projecten nodig is: ervaring met en uitgebreide kennis van GroupWise én van Exchange 2010.
Christian Houmes, Systeem- en Netwerkbeheerder van DWA: “Netflex’ praktijkervaring met dit soort migraties gaf de doorslag; het project moest op korte termijn starten en de GroupWise omgeving was erg complex. Daarnaast verzorgt Netflex ook trainingen voor medewerkers en beheerders. Zowel het technische gedeelte als het menselijke aspect konden dus door één partij behartigd worden.”
Het samenwerken tussen teams en verschillende vestigingen had gezorgd voor een groot aantal binnen GroupWise gedeelde projectmappen, die naar Exchange mappen moesten worden omgezet. Netflex heeft deze migratie met een, tijdens het project geschreven, script uitgevoerd. Dit script is in proefmigraties getest. Samen met de ICT-afdeling van DWA zijn er steekproeven verricht om te kijken of de gegevens die van GroupWise naar Exchange waren overgezet, goed werden weergegeven. Netflex heeft de Exchange-omgeving naast de GroupWise omgeving gebouwd. Het voordeel van deze manier van werken is dat de migratie en het testen gedoseerd plaats kunnen vinden. Voordat alle DWA medewerkers zijn gemigreerd, is een kleine groep medewerkers gaan werken in de nieuwe omgeving en zij hebben de mogelijkheden uitgeprobeerd. De overige medewerkers konden de eerste dag na het migratieweekend direct aan de slag op het nieuwe systeem, terwijl alle e-mail ouder dan een jaar in de weken erna is binnengekomen.
Resultaat
Sinds december 2010 werken de DWA medewerkers met het nieuwe Exchange 2010 e-mailsysteem. “Gebruikers kunnen hun e-mail langer en overzichtelijker bewaren door de geïntegreerde mogelijkheden voor archivering”, aldus Houmes. “Wij zijn tevreden; Netflex heeft ons geholpen bij de migratie van GroupWise naar Exchange. Dat was een complex proces en dat hebben ze gewoon goed gedaan. De combinatie van het nieuwe e-mailsysteem en het door ons geïmplementeerde DMS heeft voor tevreden gebruikers gezorgd.”
In de toekomst zal DWA nieuwe storage- en backupsystemen in gebruik nemen, zodat niet alleen de archieffunctie up-to-date is, maar er in geval van calamiteiten ook een kopie van de Exchange bestanden beschikbaar zal zijn. En de continuïteit van de door e-mail gedreven bedrijfsvoering gegarandeerd is.
