Kastanjelaan 6,
2982 CM Ridderkerk

Tips voor het inrichten van een SharePoint online omgeving

Netflex > #dinsdagtipdag > Tips voor het inrichten van een SharePoint online omgeving

Wanneer je SharePoint hebt aangeschaft wil je het uiteraard zo gaan inrichten dat het aansluit bij de werkzaamheden van de medewerkers en de doelstelling van de organisatie. Om dit te bewerkstelligen een aantal tips voor het inrichten van een SharePoint online omgeving.

Landingspagina

Zorg voor een duidelijke en overzichtelijke landingspagina binnen de SharePoint online omgeving. Deze landingspagina wordt dan de start voor elke medewerker die binnen SharePoint online werkt. Zo zorg je dat het een platform wordt dat snel omarmd wordt door de organisatie. Op de landingspagina zelf heb je ruimte om nieuwsberichten en mededelingen te plaatsen.

Personalisatie

Op deze landingspagina binnen SharePoint is het slim om ook enige personalisatie door te voeren. Hierdoor wordt het platform sneller eigen gemaakt en laat je de kracht van SharePoint online echt werken voor medewerkers binnen jou bedrijf. Zo kun je makkelijk een lijst genereren met de laatst gewijzigde documenten van een gebruiker zodat en andere medewerker met 1 klik verder kan werken aan het document.

Structuur teamsites

Als je gaat werken met teamsites (voor bijvoorbeeld afdelingen en/of projecten) bedenk dan vooraf een duidelijke structuur. Zo kun je meerdere templates maken en deze aanbieden aan de medewerkers voor een teamsite. De teamsites hebben dan 1 bepaalde structuur waardoor de SharePoint omgeving overzichtelijker is voor medewerkers.

Werk niet met teveel site kolommen

Bij het maken van verschillende sites binnen SharePoint is het slim om goed na te denken over de indeling van de pagina. Binnen SharePoint kun je bijvoorbeeld drie kolommen naast elkaar zetten zodat je drie lijsten op 1 pagina kunt tonen. Dit is waarschijnlijk goed voor de hoeveelheid data, maar niet fijn om overzicht te creƫren. Al helemaal als er gewerkt moet worden vanaf een tablet of telefoon is dit een punt om rekening mee te houden. Als je de indeling beperkt tot twee kolommen heb je hier geen last van.

Denk na over archivering

Het werken met en aan documenten binnen SharePoint is zeer krachtig. Ook het automatisch digitaal archiveren is hierin mogelijk. Bedenk wel vooraf wat je waar wilt archiveren want dat kan effect hebben op de inrichting. De functionele inrichting moet vaak opnieuw worden gedaan als je later gaat nadenken over archiveren.

Metadata

Als je de stap maakt van een gedeelde schijf naar SharePoint zal je altijd tegen het feit aanlopen dat je mapjes structuur niet zomaar mee kunt nemen. En dat is misschien ook maar beter, want we weten inmiddels allemaal wel dat het eendimensionaal opslaan van documenten ernstige beperkingen heeft. En dat we graag zowel zouden willen ordenen op die klantnamen als op contractuele documenten. Door vooraf na te denken over metadata maak je het gebruikers straks heel gemakkelijk om documenten terug te vinden.

 

Leave a Reply

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.