Kastanjelaan 6,
2982 CM Ridderkerk

Gemeente Rijswijk

Teamsamenwerking bij Gemeente Rijswijk door Novell Vibe

De gemeente Rijswijk wilde de papierwinkel vervangen door een digitale applicatie voor teamsamenwerking zodat het personeel informatie eenvoudiger kon vinden en delen. De organisatie heeft Novell Vibe™ geïmplementeerd. Deze oplossing maakt het voor gebruikers makkelijker om gedeelde gegevens te vinden en te gebruiken, zodat er sneller en efficiënter kan worden samengewerkt.

Uitdaging

De gemeente Rijswijk verwerkt grote hoeveelheden informatie voor verschillende openbare voorzieningen. Voorheen vertrouwde de organisatie op talloze handmatige, op papier uitgevoerde administratieve processen, die tijdrovend en inefficiënt waren. Daar kwam nog bij dat de organisatie niet over een centrale opslagruimte voor de gegevens beschikte, waardoor het voor de gebruikers moeilijk was om documenten te delen en informatie gezamenlijk te beheren.

“Het was vaak een hels karwei om snel toegang tot de juiste informatie te krijgen en bovendien waren onze gebruikers niet in staat om documenten te delen,” aldus Manuella Harrand-Tittse, consultant informatiebeheer bij de gemeente Rijswijk. “De IT-afdeling ontving van de medewerkers steeds vaker verzoeken om nieuwe tools voor teamsamenwerking, omdat de beperkingen van de bestaande middelen voor steeds meer frustratie zorgden.”

De gemeente wilde het voor de medewerkers gemakkelijker maken om samen te werken en kennis te delen, zowel binnen de organisatie als met externe partners. Daarom ging de gemeente op zoek naar een geschikte samenwerkingsoplossing die de coöperatie tussen de medewerkers en de efficiëntie binnen de organisatie kon verbeteren.

Oplossing

Na een Microsoft SharePoint oplossing te hebben overwogen, koos de gemeente Rijswijk voor Novell Vibe door de uitstekende prestaties en de veelzijdigheid, inclusief functies voor het delen van planningen, kennis en informatie, bestandsbeheer, het zoeken van informatie en workflowbeheer.

“We hebben voor Novell Vibe gekozen omdat het voorziet in alle samenwerkings¬functies waar we naar zochten. En dat tegen een redelijke prijs, wat voor een overheidsinstantie een zeer belangrijke overweging is,” legt Harrand-Tittse uit. “Daar komt nog bij dat we Novell® GroupWise® gebruiken als ons e-mail- en agendasysteem. De keuze voor Novell Vibe sprak dus voor zich, omdat het eenvoudig in onze bestaande software-omgeving kon worden geïntegreerd.”

Novell Platinum PartnerSM Netflex BV heeft de aanvankelijke implementatie en training voor zijn rekening genomen en de installatie van Novell Vibe bij de gemeente binnen één week afgerond.

“We waren diep onder de indruk van hoe snel Netflex de Novell oplossing heeft weten te implementeren,” vertelt Harrand-Tittse. “Hierdoor hadden wij meer tijd om de oplossing te optimaliseren en op onze eisen af te stemmen. Zo heeft Netflex ons geholpen de gebruikersinterface helemaal naar wens aan te passen en op onze bestaande systemen aan te laten sluiten.”

Dankzij Novell Vibe kunnen de medewerkers op de 11 afdelingen van de gemeente hun informatie en expertise ongeacht de locatie beter op elkaar afstemmen, wat de project-en procescoördinatie ten goede komt. De toegang tot informatie is gecentraliseerd, zodat gebruikers bestanden eenvoudig kunnen opslaan en delen. Via de centrale knowledgebase en agenda kunnen medewerkers teams samenstellen en workspaces aanmaken. Zo kunnen zij aan projecten gerelateerde gegevens op zeer productieve en efficiënte wijze organiseren en delen. Medewerkers kunnen alle door hen aangemaakte gegevens labelen, zodat ze deze in de toekomst snel en gemakkelijk kunnen terugvinden.

Resultaten

Het gebruik van Novell Vibe heeft voor de gemeente Rijswijk al een aantal aanzienlijke voordelen opgeleverd. Het eerste betreft de transparantie van het projectbeheer: de gemeente heeft nu een duidelijk beeld van bedrijfsprocessen waarbij meerdere projectteams op verschillende afdelingen zijn betrokken.

“Novell Vibe maakt het leven voor de medewerkers een stuk aangenamer en bovendien zijn ze productiever,” zegt Harrand-Tittse. “Zo kunnen managers het werk nu over verschillende teams verdelen en beschikken ze over een actueel overzicht van de status van het project. Voorheen gebruikten ze hiervoor een spreadsheet, die hooguit eens in de drie weken werd bijgewerkt.”

Hoewel het voor de gemeente lastig is om de voordelen te kwantificeren, wijzen de reacties van medewerkers erop dat de organisatie dankzij Novell Vibe vele malen efficiënter functioneert. Kennis en informatie kunnen eenvoudiger worden gedeeld en gevonden en de arbeidsprocedures zijn beter gestroomlijnd en worden beter beheerd.

Momenteel overweegt de IT-afdeling om het gebruik van Novell Vibe uit te breiden. Zo heeft de gemeente plannen om nog meer processen, die momenteel op papier worden uitgevoerd, te digitaliseren. Medewerkers moeten bijvoorbeeld tijdens vergaderingen met een tablet toegang tot Novell Vibe krijgen waardoor papieren documenten overbodig worden. Ook zijn er plannen om de medewerkers in staat te stellen Novell Vibe te gebruiken als ze niet op kantoor werken. De nieuwste versie van de software wordt geleverd met mobiele applicaties voor iOS en Android apparatuur waarmee het mogelijk is onderweg moeiteloos en veilig toegang tot bedrijfsinformatie te krijgen.

“Mede dankzij het uitstekende werk dat Netflex heeft geleverd, belooft de snelle en geslaagde implementatie van Novell Vibe veel goeds voor de toekomstige uitbreiding van de oplossing naar alle niveaus binnen onze organisatie,” aldus Harrand-Tittse. We zijn erg tevreden met Novell Vibe en zien talloze mogelijkheden om de software in andere delen van de gemeente in te zetten.”