Kastanjelaan 6,
2982 CM Ridderkerk

Martens en van Oord

Mail migratie van Groupwise naar Outlook
Sector
Grond-, weg- en waterbouw.
Belangrijkste voordelen
  • Communicatie en agenda kunnen meer worden geïntegreerd met andere systemen.
  • Betere aansluiting op belevenis van medewerkers.
  • Nieuwe ontwikkelingen kunnen adopteren.
Microsoft producten
Microsoft Exchange Online

Bij Martens en van Oord werd gebruik gemaakt van Micro Focus GroupWise. Het doel van het project was een migratie naar Exchange Online zonder dat werknemers hier hinder van zouden vinden. Doordat de implementatie in het weekend werd uitgevoerd, was het mogelijk de migratie met minimale overlast voor de werknemers uit te voeren. In totaal zijn er 240 mailboxen gemigreerd naar Microsoft Exchange online. Het project is uiteindelijk binnen de planning en het afgesproken budget afgerond. Zo heeft MvO het project beoordeeld met een 9,6 als cijfer. Daarnaast kregen wij van Netflex vanuit MvO de mooie referentie: ‘top migratie!’

Project aanpak

Om het project in goede banen te leiden is er een tijdelijke organisatie samengesteld met zowel medewerkers van MvO als Netflex. Netflex voert al jarenlang projecten uit bij MvO en kon in het project goed richten op wat voor MvO van belang is. Door de goede samenwerking was het resultaat optimaal.

Migratie aanpak

Netflex is begonnen met het inrichten van de Office 365 omgeving en Exchange Online. Voor de migratie van de mail is er gebruik gemaakt van Netmail. Met deze migratietooling konden we de mail uit het GroupWise systeem gefaseerd overzetten. Met Netmail konden zowel de mailboxen als de offline archieven gemigreerd worden naar Exchange Online.

Voordat er echt gemigreerd kon worden is er door Netflex eerst een testmigratie uitgevoerd. Hierbij is er voor een aantal testgebruikers alles gemigreerd, inclusief de offline archieven, zodat er getest kon worden door deze medewerkers.   

Na de testmigratie is er een workshop gegeven om de problemen die voortkwamen uit de testmigratie op de kaart te zetten en de aanpak vast te stellen waarbij maatwerk toegepast werd waar nodig.

Nadat de aanpak helder uitgewerkt en besproken was, is de migratie van de oudere mail in werking gezet. De final migratie is op een vrijdag van start gegaan, waarna er op zaterdag getest werd, en de mailflow werd omgezet. Maandag was Netflex op locatie voor de nodige nazorg wat bij dit soort migraties zeker nodig is. Dit in de vorm van floorwalkers, waardoor vragen en incidenten gemeld door de medewerkers snel en adequaat konden worden opgelost.

Om het project zorgvuldig en geslaagd af te ronden zijn er nog trainingen gegeven. Dit zowel voor de key gebruiker (secretaresses, planners e.d.) als de normale mailgebruiker.

Over Martens en Van Oord

MvO staat al meer dan dertig jaar bekend om zijn innovatieve methoden en hoogwaardig materieel, het zijn vooral de mensen die het maken. Want alleen dankzij hun betrokkenheid en deskundigheid hebben ze door de jaren heen veel bijzondere en grensverleggende projecten kunnen realiseren. Voorbeelden van mooie projecten die door MvO zijn afgerond zijn: de Westerschelde tunnel, industrieterrein Moerdijk, de Betuweroute, de ontpoldering van de Noordwaard en de bouw van de Markthal in Rotterdam.