Kastanjelaan 6,
2982 CM Ridderkerk

IVT Zorg

Makkelijk contact met Microsoft Teams en Liquit Workspace

De complete ICT-omgeving van IVT Zorg was afhankelijk van één fysieke server, zowel qua documenten, opslag en email als voor samenwerken op afstand. Om dit op te lossen wilde IVT naar een cloud only omgeving die zo gebruiksvriendelijk is dat medewerkers met een druk op de knop hun software kunnen installeren en vervolgens eenvoudig kunnen samenwerken. Netflex biedt een oplossing op basis van Liquit Workspace en Microsoft Teams en verbindt zo medewerkers met elkaar en met klanten.  

IVT Zorg
IVT Zorg is een actieve, groeiende organisatie die mensen thuis ondersteunt met passende zorg. IVT levert zorg binnen de kraamzorg, verpleging en verzorging en hulp bij het huishouden. Het hoofdkantoor bevindt zich in ‘s-Hertogenbosch. In totaal werken er 650 medewerkers in de diverse takken van zorgverlening. Hiervan zijn 45 medewerkers op kantoor werkzaam.  

Van één server naar een cloudomgeving met zelfbediening!
Bij IVT was de ICT-infrastructuur verouderd en aan vervanging toe. “Op kantoor was een oude server aanwezig, die we niet meer uit durfden te zetten omdat we niet zeker wisten of hij nog zou opstarten”, vertelt Maaike van de Laar, Projectleider IVT Zorg. “Een erg kwetsbare situatie aangezien bijna alle bedrijfsprocessen afhankelijk zijn van de ICT. Alle kantoormedewerkers konden werken op afstand door in te loggen op de server. Dat ging voor slechts een heel klein deel van de medewerkers via een laptop, het gros van de medewerkers kon dit alleen via hun eigen privévoorziening, wat de nodige beveiligingsvraagstukken met zich meebracht.”

Om de kwetsbaarheid van de ICT-omgeving op te lossen en te voldoen aan de AVG-eisen is IVT zich gaan oriënteren op een volledige overstap naar het werken in de cloud. Doel was het creëren van een cloud only omgeving zonder fysieke servers binnen IVT. Ook alle diensten moesten dan in de cloud beschikbaar zijn. Een ander uitgangspunt was self service. Gebruikers moesten zelf in staat zijn hun device (laptopsoftware-image op iPad) te implementeren en gebruiksklaar te maken. Het bedieningsgemak voor de medewerkers is van groot belang geweest.

Ook is rekening gehouden met de mobiliteit van de medewerkers. Maaike: “We wilden de mogelijkheid bieden om meer vanuit huis te werken, maar ook om eenvoudiger van werkplek te wisselen. We hebben ervoor gekozen alle kantoormedewerkers van een laptop te voorzien. De aansluiting op de werkplekken is door middel van een docking station ingeregeld.”

“hoe krijg je IVT naar het next level werken, volledig in de cloud?”


Waarom Netflex?

Bij het zoeken naar de juiste samenwerkingspartner heeft IVT in eerste instantie drie partijen benaderd, waaronder Netflex. IVT heeft alle partijen gevraagd zich te presenteren en een voorstel te maken over hoe zij de situatie bij IVT aan zouden pakken. Met andere woorden ‘hoe krijg je IVT naar het next level werken, volledig in de cloud?’. Het offertetraject is grondig doorlopen, waarbij medewerkers van diverse afdelingen mee hebben gekeken en advies hebben gegeven over de voorstellen. De uiteindelijke beslissing voor een samenwerkingspartner is uiteraard gebaseerd op de prijs, maar zeker ook op de geboden service en het ‘gevoel’ wat bij de samenwerkingspartner naar voren is gekomen. Daarbij is uiteindelijk de keuze op Netflex gevallen. “Netflex spreekt de taal van de medewerker, legt zaken begrijpelijk uit zonder in technische termen terug te vallen. Daardoor zijn de Netflex-medewerkers eenvoudig benaderbaar en ligt er geen ‘drempel’ voor IVT-medewerkers om contact met Netflex op te nemen bij vragen.”

Werkstijlen en scenario’s
Netflex is in gesprek gegaan met IVT om inzichtelijk te krijgen welke behoeften de organisatie had en is een traject Werkstijlen en scenario’s gestart.

“Zo’n traject geeft inzicht in de manier van werken bij IVT. Er zijn zes verschillende profielen gedefinieerd. Per profiel is naar de behoefte gekeken, welke apparatuur is er nodig en welke applicaties en licenties passen daarbij. Op deze manier krijgen de verschillende gebruikersgroepen de juiste tools voor het uitvoeren van hun werkzaamheden op een kosteneffectieve manier,” aldus Maaike. “Om de implementatie van het nieuwe werken in goede banen te leiden, zijn we gestart met een werkgroep ICT. Deze werkgroep heeft alle stappen doorgesproken, gecheckt, afgestemd en gedocumenteerd. Het resultaat is gedurende de gehele implementatie leidend geweest in de besluitvorming en vervolgstappen.

Voor de zes gebruikersprofielen zijn eenvoudig te implementeren softwareimages met beveiligingsbeleid gedefinieerd en via Liquit Workspace beschikbaar gesteld. Een nieuwe laptop of iPad kan vanuit de fabrikant direct aan de gebruiker worden afgeleverd. Door gebruik te maken van Autopilot en Intune in combinatie met Liquit kunnen de devices met een druk op een smart icon helemaal worden geïnstalleerd met het gevraagde image. De gebruiker kan direct aan de slag zonder de tussenkomst van Netflex. De afdelingsdata en documenten zijn naar Microsoft Sharepoint Online gemigreerd, alle persoonlijke data en documenten naar Microsoft OneDrive. De mail is naar Microsoft Exchange Online gemigreerd en Microsoft Teams is geïntroduceerd.

Op basis van functie is een keuze gemaakt tussen KA en Travel laptops. “Heeft een medewerker veel vergaderingen, werkt deze veel extern etc.? Dan krijgt de medewerker een Travel laptop. Deze is kleiner, lichter en dus eenvoudiger mee te nemen”, legt Maaike uit. “De overige kantoormedewerkers hebben allemaal een KA laptop gekregen, met uitzondering van de medewerker marketing en communicatie. Zij heeft een Power laptop ontvangen. De laptops zijn alleen ter beschikking gesteld aan kantoormedewerkers en de wijkverpleegkundigen.”

Medewerkers verpleging en verzorging waren reeds in het bezit van een iPad en van alle kraamverzorgenden hebben twaalf medewerkers een iPad in gebruik. Het beheer hiervan is volledig door Netflex overgenomen. De overige medewerkers hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden geen device nodig.

Migratie in een weekend
IVT heeft ervoor gekozen de migratie in het weekend plaats te laten vinden, zodat de medewerkers hiervan nagenoeg geen hinder zouden ondervinden. De medewerkers zijn vooraf ingelicht over de wijzigingen via nieuwsbrieven.

Voorafgaand aan het migratieweekend kregen de medewerkers hun nieuwe device al zodat zij in het weekend de laptop thuis in konden spoelen om op maandag direct van start te gaan. Maaike: “Wij hebben ervoor gekozen om van de uitreiking van de devices een feestelijk moment voor de medewerkers te maken. Op deze dag hebben studenten van het KW1 College uit Den Bosch iedereen ‘gepimpt’ (kapper en make-up) voor de nieuwe profielfoto in Microsoft Teams. Ook is op deze dag een uitleg gegeven over het nieuwe device en hoe men in de nieuwe Liquit-omgeving moet werken.”

“Iedereen is op een fijne manier van start gegaan met het nieuwe werken. Een geslaagde migratie dus.”

 

In het migratieweekeinde zelf waren drie medewerkers van IVT en zes medewerkers van Netflex op zaterdag van 08.00 tot 22.00 uur aan de slag. Met het gewenste resultaat! “De inspanningen van deze mensen hebben ervoor gezorgd dat iedereen op maandag aan de slag kon zonder grote problemen. Een nieuwe werkomgeving heeft normaal gesproken altijd de nodige kinderziektes. Door de inzet van twee Floorwalkers op maandag zijn alle kleine problemen snel verholpen. Iedereen is op een fijne manier van start gegaan met het nieuwe werken. Een geslaagde migratie dus.”

Het gemak van thuiswerken
“Kort na het migratieweekend is de coronacrisis uitgebroken. Dit zorgde ervoor dat iedereen ineens zoveel mogelijk vanuit huis moest werken. Doordat de implementatie zo goed is verlopen, was dit ook mogelijk. Medewerkers zijn direct intensief gaan werken met Teams en hebben het gemak van werken vanuit huis inmiddels ontdekt. De ICT-werkomgeving ondersteunt dit op een adequate manier en Netflex ondersteunt IVT en haar medewerkers als dat nodig is. Zeker op dit moment een erg waardevolle vooruitgang voor IVT. Zo wordt Teams nu bijvoorbeeld ook ingezet voor contact met klanten in de kraamzorg voor het leveren van kwalitatief goede zorg op afstand door het beantwoorden van vragen en het geven van instructies.”

Naast het beschreven project levert Netflex Managed Services bij IVT. Belangrijk omdat de ICT-omgeving altijd en overal beschikbaar moet zijn. Netflex bewaakt 24/7 het complete ICT-landschap en beheert dit proactief om de kans op storingen zo laag mogelijk te houden. Medewerkers van IVT wenden zich in geval van vragen of storingen bij de Netflex helpdesk zodat Netflex ze kan beantwoorden of oplossen.

“De samenwerking met de medewerkers van Netflex was uitstekend en uitermate plezierig. Men sprak de taal van de niet-ICT-ers en dat was heel plezierig voor onze medewerkers. Complimenten voor de inzet tijdens en na het migratieweekend voor alle betrokkenen.”

Met de coronacrisis heeft de overheid een subsidie COVID-19 beschikbaar gesteld. IVT heeft van deze subsidie gebruik gemaakt en heeft in samenwerking met Netflex ingezet op het leveren van zorg op afstand binnen de kraamzorg. Met de verkregen subsidiegelden zijn onder andere alle kraamverzorgenden (74) uitgerust met een iPad. De iPad zorgt ervoor dat iedere kraamverzorgende vanaf afstand een kraamgezin kan ondersteunen zonder fysiek aanwezig te zijn. Bij kraamgezinnen die corona-positief zijn kon op deze manier toch de juiste ondersteuning geleverd worden. Daarnaast geeft het de mogelijkheid om aan meer kraamgezinnen zorg te verlenen. De fysieke aanwezigheid tijdens het kraambed kan daarmee teruggebracht worden in aantal uren, maar de kraamverzorgster blijft door de iPad bereikbaar voor het kraamgezin. Een stap vooruit in de dienstverlening.

Het subsidietraject is in een relatief korte tijd van 5 weken doorlopen. In deze periode is de subsidie aangevraagd, zijn de iPads besteld en zijn deze aan de achterzijde in beheer genomen door Netflex. Ook de uitreiking van de iPads aan de kraamverzorgenden is weer prima verlopen, doordat vooraf bruikleenovereenkomsten zijn opgesteld, de iPads alleen maar ingespoeld hoefde te worden en de kraamverzorgenden direct aan de slag konden met hun device. Ook hierbij is gebleken dat het werken met Teams een prima oplossing is in deze bijzondere tijd.